Проект "Что такое кассовый разрыв и как его избежать"

При работе над итоговым индивидуальным проектом по экономике на тему "Что такое кассовый разрыв и как его избежать" учащиеся 9 класса изучили понятие "кассовый разрыв", выяснили каковы могут быть его причины возникновения и дали их подробное описание, а также рассказали каким образом возможно его рассчитать.

Подробнее о работе:

В процессе проведения работы над индивидуальным исследовательским проектом по экономике на тему «Что такое кассовый разрыв и как его избежать» обучающиеся 9 класса определили каким образом возможно спрогнозировать кассовый разрыв и как действовать если кассовый разрыв уже случился.

В содержании научно-исследовательской работы по экономике о кассовом разрыв и как его избежать учениками 9 класса отражены выводы о том, что разрыв можно ликвидировать, но если постоянно не обращать на него внимания, то недалеко до потери репутации и бюджетного дефицита. Поэтому следует регулярно следить за своими финансами и накопить финансовую подушку.

Оглавление

 
Введение

1. Определение кассового разрыва
2. Причины возникновения кассового разрыва
3. Расчёт кассового разрыва
4. Как спрогнозировать кассовый разрыв и устранить его?
5. Что делать, если кассовый разрыв уже случился?
6. Чего не стоит делать во время кассового разрыв

Заключение
Приложение

Цель: Узнать что такое кассовый разрыв

Задачи:

1. Как избежать кассовый разрыв
2. Что не стоит делать во время кассового разрыва
3. Расчёт кассового разрыва

Кассовый разрыв - это простыми словами, кассовый разрыв – это ситуация, когда у компании есть прибыль, но временно отсутствуют деньги на операционные расходы. К операционным расходам относят постоянные траты, без которых невозможна стабильная деятельность компании. Нельзя путать кассовый разрыв с дефицитом средств, полученным из-за убыточности компании. При кассовом разрыве нехватка средств временная – в будущем ожидается подтверждённый доход, который обеспечит покрытие всех расходов.

Кассовый разрыв может возникнуть ожидаемо: плохие продажи, обязательства по налогам, кредитам и другим сборам, — а может возникнуть внезапно из-за форс-мажорных обстоятельств. Например, пожар, кража товаров, взыскание по суду.

Иногда это могут быть внешние причины, связанные с политической и экономической обстановкой. У каждого предпринимателя своя история появления кассовых разрывов — вот несколько таких историй: фармацевтическими препаратами, бедами, средствами гигиены, открыло в офисных центрах киоски.

Через несколько месяцев, несмотря на то, что каждая точка приносила ежедневно деньги в кассу, компания не могла найти денег на выплаты зарплат, налоги, закупку товара, аренду площадей. После проведенного аудита стало понятно, что большинство киосков работают в минус, часть закупленного товара плохо оборачивается. В итоге затраты на зарплату, закупки, аренду больше заработанного.

Недочеты в планировании. Торговая компания успешно закончила год, в ноябре и декабре благодаря сезонным распродажам на счетах был достаточный запас средств. В это время собственник компании увидел отличное предложение по продаже складского помещения. Совместно с коммерческим директором решили приобрести объект недвижимости. Содержание склада, ремонт, налоги на имущество потребовали дополнительных затрат. В первом квартале следующего года был ожидаемый и закономерный сезонный спад. Так как все запасы ушли на склад, то в марте компании нечем было платить заработную плату и налоги. Пришлось взять кредит.

Непредвиденные изменения в поступлениях денег. Маркетинговое агентство на тендерах получило несколько привлекательных контрактов, в том числе с бюджетными учреждениями. Часть средств за работу была получена по предоплате, по остальным клиентам были спланированы ежемесячные абонентские платежи и платежи по итогам завершения проекта. Чтобы выполнить все намеченные работы, компания наняла новых сотрудников, переехала в более просторный офис, увеличила траты на представительские расходы и участие в профильных конференциях. Но вскоре один клиент пересмотрел условия сотрудничества и сократил расходы, бюджетное учреждение долго не принимало выполненный проект и задерживало платежи, по другим клиентам тоже ситуация динамично изменялась. В итоге через полгода компания оказалась в серьезном минусе. Часть сотрудников пришлось уволить.

Формула расчета кассового разрыва может изменяться в зависимости от размера и специфики конкретного предприятия, но в большинстве случаев используется следующая формула:
ДС+П-О=ОДС

Где:
ДС - остаток денежных средств на начало дня
П - поступления в течение дня
О - оплата и расходы
ОДС - остаток денежных средств

Если получившаяся сумма меньше нуля – наступает кассовый разрыв. Рассмотрим возникновение кассового разрыва предприятия на примере: Ваша компания занимается проектами по проектированию. Вы получили крупный заказ на 1,5 млн. руб. без НДС, в договоре предусмотрено 3 этапа, срок проекта 6 мес., оплата по договору в течении 14 дней после акта.

Таблица актирования и оплат по договору:

Этап
Сумма акта, тыс. руб. без НДС (% от общей суммы)
Сумма оплаты, тыс. руб. с НДС (% от общей суммы)

Аванс
360 Т.Р. с НДС (20%)
1 этап – предпроектное обследование 300 Т.Р. без НДС (20%) 288 Т.Р.. с НДС (16%)
2 этап – формирование концептуальной модели 300 Т.Р.
без НДС (20%) 288 Т.Р. с НДС (16%)
3 этап – сдача проекта 900 Т.Р. без НДС (60%) 864 Т.Р. с НДС (48%)
Итого 1 500 Т.Р.. без НДС 1 800 Т.Р. с НДС
Ежемесячные затраты в компании.

Расходы
Сумма, тыс. руб. с НДС

Зарплата с налогами 120 Т.Р.
Аренда 50 Т.Р.
Дополнительные расходы Т.Р.
Итого 175 Т.Р.
Рассчитав, что за 6 месяцев Ваши затраты будут
175 Т.Р.. * 6 мес = 1 050 тыс. руб.,
таким образом вы получите 750 Т.Р. по итогам проекта.

Рассмотрим подробнее каким образом будет меняться остаток денежных средств по итогам каждого месяца проекта.

Месяц 1 – У Вас на счету 200 Т.Р.Вы только заключили договор и в течении 14 дней Заказчик заплатил аванс в размере 360 Т.Р. Ваши затраты составили 175 Т.Р.

Остаток к концу месяца на счету можно посчитать так:
Остаток на начало 200 Т.Р.
+ Поступление аванса 360 Т.Р.
- Оплата расходов 175 Т.Р.
Остаток денег на конец месяца 385 Т.Р.

Месяц 2 – Вы выполняете работу по договору по первому этапу, но пока его не сдали.

Остаток на начало 385 Т.Р.
+ Поступление денег 0 Т.Р.
- Оплата расходов 175 Т.Р.
Остаток денег на конец месяца 210 Т.Р.

Месяц 3 – Вы сдали первый этап, получили за него деньги и приступили к следующему. И снова выдаете зарплаты и платите за офис.

Остаток на начало 210 Т.Р.
+ Поступление денег 288 Т.Р.
- Оплата расходов 175 Т.Р.

Остаток денег на конец месяца 323 Т.Р.

Месяц 4 – Вы додели концепцию проекта, согласовали с заказчиком и уже начали работать над основным проектом.

Остаток на начало 323 Т.Р.
+ Поступление денег 288 Т.Р.
- Оплата расходов 175 Т.Р.

Остаток денег на конец месяца 436 Т.Р.

Месяцы 5, 6 – Вы работали над разработкой проекта и к концу 6 месяца закончили проектирование. Однако, заказчик не хочет принимать работу и просит устранить замечания. Срок Проекта увеличивается, наступает срок оплаты зарплаты и арендных платежей.

Остаток на начало 436 Т.Р.
+ Поступление денег 0 Т.Р.
- Оплата расходов (за 2 месяца) 350 Т.Р..
Остаток денег на конец месяца 86 Т.Р.

Месяц 7 – Исправление ошибок и согласование заняло полмесяца, и к середине месяца акт с заказчиком подписан. Однако, в соответствии с договором заказчик может оплатить счет в течении 14 дней. При этом вам необходимо заплатить сотрудникам и аренду.
Остаток на начало 86 Т.Р.
+ Поступление денег 0 Т.Р.
- Оплата расходов 175 Т.Р.
Остаток денег на конец месяца -89 Т.Р.

Если не удаться договориться с заказчиком об ускорении оплаты денег на счете не хватит и случится кассовый разрыв. Вы откладываете какие-то оплаты, прибегаете к дополнительному финансированию компании или используете другие способы выхода из кассового разрыва.

Месяц 8 – Заказчик полностью оплачивает Ваши услуги, вы выплачиваете остатки задолженности по зарплате и аренде или погашаете кредит, оплачиваете расходы за очередной месяц.

Остаток на начало -89 Т.Р.
+ Поступление денег 864 Т.Р.
- Оплата расходов (- за 2 месяца) 175 Т.Р.

Остаток денег на конец месяца 600 Т.Р.

Проект окончен – на счету 600 Т.Р, чистый денежный поток составил +400 Т.Р. Динамику изменения остатка денежных средств можно посмотреть на графике.

График остатков денежных средств
Рис.1 График остатков денежных средств

Чтобы избежать кассовых разрывов в проектном бизнесе необходимо тщательно балансировать денежный поток и внимательно следить за сроками выполнения работ. Для балансировки платежей в договоре необходимо предусмотреть большее количество этапов, чтобы поступление денег было сопоставимо с затратами. Увеличение сроков проекта может резко сказаться на его рентабельности – например, в нашем примере первоначально планировался денежный поток от проекта в размере 750 Т.Р , а по факту составил 400 Т.Р.

Для осуществления прогнозирования остатка денежного остатка можно воспользоваться табличкой в excel, но осуществлять планирование на длительный срок, иметь возможность оперативного изменения последовательности платежей, формировать график платежей удобнее в сервисе «Управленка».

График платежей в сервисе Управленка
Рис.2 График платежей в сервисе «Управленка»

Платежный календарь в сервисе позволяет контролировать текущие оплаты и поступления. Сервис работает в связке с бухгалтерией – из нее загружаются в автоматическом режиме:

• счета на оплату, как планируемые поступления денег;
• ближайшие платежи по налогам;
• прогноз выплаты зарплаты с налогами.

Дополнительно, Вы можете завести проекты и предстоящие платежи по договорам с заказчиками и поставщиками. В результате, Вы получите платежный календарь, с помощью которого можно управлять денежным потоком компании.

Задача предпринимателя — оперативное планирование и контроль поступления и расходования средств за счет внедрения инструментов оперативного управления.

Например, оформление Платежного календаря в Excel, чтобы планировать конечный остаток. Составьте список статей движения денег: операционная деятельность, кредиты и займы (финансовая деятельность), единовременные выплаты и изъятия (капитальная деятельность). Первой строчкой укажите остаток на начало дня, затем по статьям разбиваете поступление, платежи по кредитам, налогу и прочие расходы.

Далее, нужно согласовать статьи движения денежных средств со статьями доходов и расходов.

Последним можно присвоить следующие признаки:

• постоянные (оплата аренды, кредита, налога);
• переменные (связанные с объемом деятельности, например, себестоимость проданных товаров);
• дискреционные (управляемые, когда есть выбор — потратить деньги или нет, например, на автоматизацию бизнеса, ремонт помещения, обучение персонала, реклама бизнеса).

Расставьте приоритеты в платежах. Например, вы решаете, куда направить бюджет — на покупку оборудования или рекламу. Оснащение предприятия — долгосрочная перспектива и инвестиции в бизнес, которые увеличивают прибыль. С рекламой не все так однозначно, поскольку она может не принести ожидаемых результатов. Приоритетом может стать и своевременный платеж ключевому поставщику, которого вы можете потерять из-за задержки оплаты.

Установите лимит расхода на непостоянные или незначимые статьи расхода, и сформируйте финансовый резерв.Ведение платежного календаря вручную отнимает много времени, поэтому рекомендуем воспользоваться автоматизированным сервисом «План Факт». Он позволит заранее узнать о кассовых разрывах. Добавляете операции на будущее, а сервис сопоставляет запланированные платежи с остатками на счетах и в нескольких разделах детально информирует о состоянии каждого счета.

Выпадающее меню «Остатки на счетах» содержит текущие остатки по счетам, и в случае нехватки денежных средств заранее предупреждает о дате кассового разрыва. В разделе «Показатели» график остатков на счетах моментально покажет вам сумму на каждом счете за любую дату.

Раздел «Планирование» предоставит детальную информацию по любому счету, достаточно выбрать фильтр и движение денег, пролистать до строки «Остатки». Вы сразу поймете, какие операции приводят к разрыву, поэтому будет время среагировать и предотвратить его.

Держать под контролем финансовые потоки также поможет программа «1С:УФН» с внедренным платежным календарем. Он содержит информацию о поступлениях, а также данные о выбытиях и остатках.

Как избежать кассового разрыва и быстро выйти из него, если он все же наступил? Это можно сделать путем внедрения регулярного планирования финансовых потоков. В любом бизнесе есть три ключевых управленческих финансовых отчета: баланс, прибыли и убытки, ДДС. Балансовый является основным, но другие позволяют управлять двумя денежными потоками. Крайне важно организовать ежедневное эффективное управление ДДС.

Заморозить новый проект или направление, которые могли бы принести прибыль.
Просить отсрочку у контрагентов, сотрудников, арендодателей. Лучше предупредить о задержке оплаты заранее и предложить контрагентам пересмотреть график платежей.
Написать гарантийные письма, чтобы избежать неустоек.

Взять взаймы у физлица или кредит в банке. Придётся собрать пакет документов для банка и доказать ему, что скоро будут поступления, которые покроют кредит.
Сокращать расходы, чтобы покрыть кассовый разрыв. Это могут быть как необязательные траты, так и важные, например, бюджет на рекламу и маркетинг.

Эти варианты лучше использовать в крайних случаях: они уменьшают прибыль и влияют на репутацию компании.

И есть ряд действий, которые стоит избегать, когда кассовый разрыв уже случился:
Выводить дивиденды. Это приятное дело стоит перенести на более спокойный период. Тоже самое с огромными премиями: если есть возможность их перенести, лучше ей воспользоваться.
Закупать товар или расходники впрок. Пока есть кассовый разрыв, не стоит затоваривать склад с прицелом на будущее.

Платить тем, кто готов подождать. Если есть отсрочки, стоит использовать их по максимуму и оттягивать оплаты до крайнего срока.
Тратить деньги на лишнее. Пока есть кассовый разрыв, компании лучше тратиться только на необходимое. Корпоративы, инвестиции в новые проекты или оборудование — всё это может подождать.

В деятельности предприятия основная причина наступления кассового разрыва – это некачественное планирование денежных потоков.

Существенно уменьшить риск наступления кассового разрыва можно с помощью внедрения систем планирования и контроля ДДС. Одним из таких средств является платежный календарь – инструмент для балансирования денежных потоков таким образом, чтобы предстоящие поступления от контрагентов гарантировали оплату будущих расходов.

Создать простой платёжный календарь можно в Excel, но такой подходит имеет ряд серьезных ограничений, с которыми компания столкнется по мере развития бизнеса или даже начальном этапе, например, в Excel нет возможности быстрой смены аналитики для группировки платежей.

Например, в проектных организациях удобно смотреть кэш фло по каждому проекту отдельно, и уже потом анализировать аналитические статьи. Но при этом условие наличия положительного денежного потока в рамках каждого проекта не обязательно должно соблюдаться, и тогда необходимо провести анализ уже в рамках всей компании.

В качестве удобной замены Excel можно использовать специализированный веб-сервис по управлению денежными средствами «Управлёнка», в котором наглядно на графике виден результирующий денежный поток с учетом предстоящий платежей.

График движения денежных средств
Рис.3 График движения денежных средств

Помимо планирования Платежный календарь позволяет сбалансировать условия договоров в рамках одного проекта, контролировать платежную дисциплину, оценить степень влияния проектов (сегментов бизнеса) на приток и отток денег.

В качестве профилактики кассовых разрывов, кроме оперативного управления денежными средствами с помощью платежного календаря, необходимо:

• Следить за прибыльностью компании и ее отдельных сегментов, направлений и проектов. Если направление генерирует убытки, то может быть принято решение его закрыть.
• Учитывать постоянные расходы и риски при подготовке графика оплат в договорах.
• Строки оплат у поставщиков должны быть больше, чем сроки оплаты заказчика.
• Проверять заказчиков и поставщиков на предмет финансовой устойчивости.
• Контролировать сроки выполнения проектов, так как увеличение сроков приводит снижению его прибыли.
• Не допускать затоваривание складов.
• Контролировать и анализировать дебиторскую задолженность.

При выполнении всех рекомендаций вы сможете предотвратить кассовые разрывы, так как информация об их возникновении будет у вас не по факту отсутствия денег, а заблаговременно.

В этом исследовательском индивидуальном проекте на тему "Что такое кассовый разрыв и как его избежать" мы изучили что такое кассовый разрыв как его рассчитать, а так же как избежать данную экономическую опасность. Ознакомились с контролем бизнеса и бюджета.

Резюмируя исследовательскую работу "Что такое кассовый разрыв и как его избежать" можно сказать, что кассовый разрыв это не конец вашего бизнеса. Его можно ликвидировать и продолжать вести свою деятельность. Но если постоянно пренебрегать им, то недалеко от потери репутации и бюджетного дефицита. Поэтому эффективней всего будет регулярно следить за своими финансами и грамотно планировать, договариваться с клиентами и поставщиками, а также накопить финансовую подушку.

Рисунок:1

Рисунок:2

Рисунок:3